あなたの職場にも、いつも安定して高いパフォーマンスを発揮する人がいませんか？一方で、調子の波が激しく、良い時と悪い時の差が大きい人も見かけるでしょう。
多くの人は、この差を「才能の違い」だと諦めてしまいます。しかし、本当にそうでしょうか？
実は、安定して成果を出し続ける人には共通点があります。それは、個人の能力や気分に左右されない「仕組み」を持っていることです。
この記事では、泉正人氏の著書『自分とチームの生産性を最大化する 最新「仕組み」仕事術』から、誰でも高いパフォーマンスを発揮できる「再現可能なシステム」の作り方をご紹介します。才能や経験に関係なく、あなたも明日から変わることができるでしょう。
なぜ「才能」に頼ってはいけないのか
従来の日本の職場では、気合いと根性で乗り切る文化が根強く残っています。しかし、この方法には大きな問題があります。
個人の能力やモチベーションに依存したやり方では、以下のような課題が生まれます。
まず、パフォーマンスにムラが出ることです。調子の良い日は素晴らしい成果を出せても、体調が悪かったり気分が乗らない日は思うような結果が出せません。
次に、他の人に仕事を任せられない問題があります。「この仕事は田中さんでないとできない」という状況では、組織全体の生産性向上は望めません。
さらに、新人の育成に時間がかかるデメリットもあります。経験や感覚に頼った仕事のやり方は、後輩に教えることが難しいからです。
泉氏は、このような問題を解決するために「再現可能なシステム」という考え方を提案しています。
「再現可能なシステム」が変える仕事の常識
再現可能なシステムとは、誰が実行しても同じ結果が出せる仕組みのことです。この考え方は、仕事に対する従来の常識を大きく変えます。
例えば、月次報告書の作成を考えてみましょう。多くの職場では、ベテラン社員が経験と勘で作成し、新人は見よう見まねで覚えていきます。
しかし、再現可能なシステムを導入すると状況は一変します。詳細なチェックリストとマニュアルを用意することで、新入社員でも初日から5年目のベテランと同じ精度で報告書を作成できるようになります。
これは決して理想論ではありません。実際に多くの企業で導入され、劇的な生産性向上を実現している手法です。
重要なのは、パフォーマンスが個人の能力ではなく、システムの質によって決まるという点です。つまり、良いシステムさえあれば、誰でも高い成果を出せるのです。
3つの黄金ルールで「仕組み」を作る
泉氏は、効果的な仕組みを作るための3つの黄金ルールを示しています。
ルール1：才能に頼らない
どんなに優秀な人でも、いつでも100%の力を発揮できるわけではありません。風邪をひくこともあれば、プライベートで悩みを抱えることもあります。
そこで、個人の能力の波に左右されないシステムを構築します。具体的には、作業手順を細かくマニュアル化し、判断基準を明確にします。
ルール2：意志に頼らない
「今日はやる気が出ない」「この作業は面倒だ」といった感情は、誰にでもあります。意志の力に頼った仕組みは、必ず破綻します。
代わりに、自然と正しい行動を取れる環境を整えます。例えば、重要な作業を朝一番に配置したり、チェックリストを見やすい場所に貼ったりします。
ルール3：記憶力に頼らない
人間の記憶は不完全です。どんなに注意深い人でも、忙しい時期には大切なことを忘れてしまいます。
そのため、必要な情報はすべて外部化します。手順書、チェックリスト、進捗管理ツールなどを活用し、記憶に頼らない仕組みを作ります。
新人でもベテラン並みの成果を出す具体的方法
では、実際にどのようにして「再現可能なシステム」を構築すればよいのでしょうか。
ステップ1：現在の作業を洗い出す
まずは、あなたが普段行っている作業をすべて書き出してみましょう。一つひとつの手順を詳細に記録することが重要です。
ステップ2：判断ポイントを明確化する
作業の中で「この場合はA、あの場合はB」といった判断が必要な箇所を特定します。そして、具体的な判断基準を設定します。
例えば、「売上が前月比90%以下の場合は要因分析を追加」といった具合です。
ステップ3：チェックリストを作成
作業手順と判断基準をもとに、抜け漏れのないチェックリストを作成します。項目は細かすぎると思うくらいで構いません。
ステップ4：実際に運用してみる
作成したチェックリストを使って、実際に作業を行ってみます。問題があれば随時改善を加えます。
ステップ5：他の人にも使ってもらう
チェックリストが完成したら、同僚や後輩にも使ってもらいましょう。第三者の視点から改善点を見つけることができます。
システム化で生まれる5つのメリット
再現可能なシステムを導入すると、以下のような具体的なメリットが得られます。
時間の大幅な節約になります。効率的な手順により、同じ作業を短時間で完了できるようになります。
ミスの劇的な減少も期待できます。チェックリストがあることで、見落としやすい点も確実に確認できます。
業務の円滑な委任が可能になります。詳細なマニュアルがあれば、誰でも同じレベルで作業を実行できます。
最小の労力で最大の成果を実現できます。無駄な動きが排除され、効率性が向上します。
そして何より、継続的な成長が可能になります。浮いた時間とエネルギーを、より価値の高い活動に投資できるからです。
明日から始められる実践のコツ
「仕組み化は大変そう」と思われるかもしれませんが、小さなことから始めるのがコツです。
まずは、月に1度以上行う作業から手をつけてみましょう。効果を実感しやすく、モチベーションの維持にもつながります。
完璧を求めすぎないことも大切です。最初は60%の完成度でも構いません。使いながら改善していけば、必ず良いシステムになります。
また、同僚を巻き込むことも効果的です。一人で作ったシステムよりも、複数の人の知恵が集まったシステムの方が優れているものです。
最後に、継続的な改善を心がけましょう。一度作ったシステムも、環境の変化に合わせて更新していく必要があります。
「才能」や「経験」に頼らない働き方は、現代のビジネス環境において必須のスキルです。今日からでも始められる小さな仕組み作りから、あなたも高パフォーマンスを安定して発揮できる人材になってください。
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