書類の山に埋もれていませんか？大切な書類がどこにあるかわからず、必要なときに探し回った経験はありませんか？本記事では、重要書類をスッキリ整理して、必要なときにすぐ取り出せる方法をご紹介します。プロが実践している分類・整理・保管のコツを知れば、あなたの書類ストレスは今日で終わりです！
重要書類とは？まずは分類から始めよう
重要書類の整理を始める前に、まずは「どの書類が重要なのか」を理解することが大切です。書類は大きく2つに分けられます。
保管する必要がある重要書類と一時的な書類
書類は大きく分けて、「保管する書類」と「一時的な書類」に分類できます。保管する書類とは、保険関係や取扱説明書など、日常的には必要ないけれどしっかり保管しておくべき書類です。一方、一時的な書類は学校からのお便りや郵便物など、日々自宅に入ってくる書類を指します。
法定保存文書とそれ以外の書類
書類の中には、法律で保管期間が決められている「法定保存文書」があります。法定保存文書は「法的に定められた最低限の保存期間」があり、その期間中は必ず保管する必要があります。誤って廃棄してしまうと会社にとってリスクになることもあるため、特に注意が必要です。
効率的な書類整理システムを作ろう
書類整理で重要なのは、「システム化」することです。以下に、効果的な整理システムを紹介します。
重要書類は家の中の一か所にまとめる
まずは自宅内にある重要な書類を一か所にまとめましょう。夫婦でそれぞれ別に管理したいなど、考え方の違いがあるかもしれませんが、どこに何があるかはお互いに把握しておくことが必要です。
片付けのプロである櫛田佳子先生は、書類専用の場所を作る条件として次の2点を挙げています：
- 生活の中でいつでも目にする場所であること
- 近くに書き物ができるテーブルがあること
入口と出口を作って書類の流れを整理する
効率的な書類整理には「入口と出口」を作ることが重要です。櫛田先生は中が見えるA4サイズのファイルボックスを4つ使い、以下のように分類しています：
- 「未処理」：未開封の郵便や内容を確認していない書類
- 「処理中」：処理途中の書類
- 「一時保管」：処理済み書類を保存エリアに入れる前の一時保管場所
- 「常時保管」：日常的に見たり使ったり、期間を決めて保管する書類
これにより、書類は「未処理→処理中→一時保管/常時保管/ゴミ箱→保存」という流れで処理されます。この流れを習慣化することで、書類の山が発生しにくくなります。
使用目的による分類も効果的
ライターの梅野優子さんは、書類を「処理すべき書類」「見るだけの書類」「保管書類」という3つのキーワードで分類しています。
- 「処理すべき書類」：いつも座っている席から目につきやすいレタートレーに保管
- 「見るだけの書類」：人別にクリアファイルホルダーにまとめる
- 「保管書類」：ジャンル別にインデックスをつけ、ファイルボックスに保管
この方法なら、書類の性質に合わせた整理ができます。
書類の分類方法を極める
効率的な書類整理には、適切な分類方法を選ぶことが重要です。
文書管理の3つの分類方法
書類の分類方法には「ワリツケ式」「ツミアゲ式」「ハイブリッド式」の3種類があります。
- ワリツケ式：トップダウン方式で「大分類→中分類→小分類」と分けていく方法。スピーディーに分類できる利点がありますが、実際には分類に収まりきらない文書も多いため形骸化しがちです。
- ツミアゲ式：現場の実務担当者が「小分類→中分類→大分類」と書類を小さな分類から大きな分類へと整理する方法。より実態に沿った分類ができますが、多くの時間を要します。
- ハイブリッド式：上位階層はワリツケ式、下位階層はツミアゲ式と、階層によって分類方法を使い分ける方法。双方のメリットを活かせます。
書類の保管期間を設定する
書類はどんどん増えていきますが、あらかじめ保存期間を設定しておけば、スムーズに分類できます。必要のなくなった書類まで保存していると、目的の文書を探しづらくなるだけでなく、スペースの無駄遣いにもつながります。
法定保存文書の保管期間には以下のようなものがあります：
- 永久保管：定款、権利・財産に関する書類、株主名簿など
- 10年保管：株主総会議事録、取締役会議事録、会計帳簿など
- 7年保管：会計の詳細なやりとりに関する書類、従業員の給与・所得税関連書類など
ファイリングした各書類に対し、保管すべき年限をわかりやすく記載しておくと便利です。「保存期限：〇〇年〇月〇日」などと、処分可能となる日を明記しておくとよいでしょう。
おすすめのファイリングアイテムと整理術
効率的な書類整理には、適切なファイリングアイテムの活用が欠かせません。
ファイルボックスとクリアファイルの活用
書類の分類・保管には、ファイルボックスやクリアファイルが便利です。取り扱い説明書などをファイリングする際は、個別フォルダーを使うと整理しやすくなります。A4サイズではない説明書や薄い紙はクリアファイルに挟んでおくと、紛失を防げます。
保証書については、取扱説明書の内側にマスキングテープなどで貼り付けておくと、セットで管理できて便利です。
見出しや通し番号をつける
保管期間の長さに関わらず、書類を入れたすべてのファイルには、見出しや通し番号をつけるようにしましょう。進行中の企画や商談の資料などは、時間の経過と共に状況が変化します。それぞれの企画・商談ごとに独立したファイルを作成し、進行段階や行動単位で分けて見出しを表記しておくと、欲しい情報をスムーズに探すことができます。
また、通し番号をつけたファイルは、必ず番号順に並べておくことを管理ルールとして徹底しましょう。常に同じ場所にファイルが戻されることで、必要な書類が収納されているファイルをすぐに発見できるようになります。
書類整理が続く習慣化のコツ
書類整理の最大の敵は、継続できないことです。以下のポイントを意識して、整理を習慣化しましょう。
毎日少しずつ整理する
書類は毎日少しずつ増えていくものです。未処理ボックスは翌日には空になっているのが理想的です。入ってきた書類には届いた日付を鉛筆で書いておき、未処理のまま放置することを防ぎましょう。
家族で共有するルールを作る
書類管理については家族で考え方が違うことがあり、もめてしまって整理するのが嫌になってしまうことがあります。どれくらい残しておくかについては意見が分かれることが多いですが、どこに何があるか管理できるようにすることが重要です。
電子化も検討する
スペースに限りがある場合は、書類の電子化も効果的です。頻繁に見返す必要がない書類はスキャナーを使ってデータ化し、データとして保存するのがおすすめです。スペースを確保しながら、必要なときに素早く検索して書類を見つけられる便利さも手に入ります。
まとめ：今日から始める重要書類の整理術
重要書類の整理は一度きちんと整えてしまえば、キレイが続き、必要なときに一瞬で取り出すことができるようになります。今回ご紹介した方法を参考に、あなたも今日から書類整理を始めてみませんか？
重要なのは、自分に合ったシステムを作ること。家の中の一か所に書類をまとめ、「入口と出口」を作って流れを整理する。そして適切なファイリングアイテムを活用して分類する。これだけで、書類の山に埋もれることなく、スッキリとした暮らしを手に入れられます。
今日からちょっとずつでも手を付けてみましょう。きっと数週間後には、書類を探し回る手間から解放された快適な生活が待っています！
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