毎日のように書くメール、企画書、報告書。「なぜ部下に伝わらないのか」と悩んでいませんか？
実は、伝わらない文章には明確な原因があります。それは「読む速度」と「理解する速度」がずれているからです。
竹村俊助氏の『書くのがしんどい』で紹介される「読む速度＝理解する速度」の法則を身につければ、あなたの文章は劇的に変わります。部下が「分かりやすい」と感じ、プロジェクトがスムーズに進む文章術を手に入れましょう。
なぜIT管理職の文章は伝わりにくいのか
IT業界で管理職を務めるあなたなら、こんな経験があるはずです。
技術的な説明をメールで送ったのに、部下からは「よく分からない」という返事。企画書を作成したものの、上司から「要点が見えない」と指摘される。
これらの問題の根本原因は、文章を読む速度と理解する速度が一致していないことにあります。
IT関連の文書は専門用語が多く、複雑な構造になりがちです。しかし、読み手は限られた時間の中で内容を把握しようとします。この時、読む速度に理解が追いつかないと、何度も読み返す必要が生じ、結果として「分かりにくい文章」になってしまうのです。
「読む速度＝理解する速度」の威力
竹村氏が提唱する「読む速度と理解する速度が一致する文章」とは、読みながらスーッと脳に染み込んでいく文章のことです。
この原則の素晴らしい点は、文章の良し悪しを判断する明確な基準を提供することです。もしあなたの文章を読んだ人が立ち止まって考え込んだり、読み返したりするなら、それは改善の余地があるということです。
IT管理職として多忙なあなたにとって、この指標は特に重要です。なぜなら、部下も上司も同じように忙しく、文章を何度も読み返す時間はないからです。
一度読めば理解できる文章を書くことは、相手の時間を尊重することでもあります。
具体的な実践方法：3つのポイント
1. 一文を短く区切る
長い文章は理解の妨げになります。特にIT分野では、システムの仕様や手順を説明する際に文が長くなりがちです。
改善前の例：
「新システムの導入に関しては、現在の業務フローとの整合性を検証し、必要に応じて調整を行いながら、段階的に移行を進めていく必要があります。」
改善後の例：
「新システムを段階的に導入します。まず現在の業務フローとの整合性を検証します。その後、必要な調整を行います。」
2. 冗長な表現を削る
「～という」「～について」などの表現は、文章を分かりにくくする原因です。
改善前： 「セキュリティに関する課題について検討する必要があるということです。」
改善後： 「セキュリティ課題を検討します。」
3. 一文一義を徹底する
一つの文には一つのメッセージだけを込めましょう。複数の内容を一文に詰め込むと、読み手の理解が追いつきません。
IT管理職が陥りがちな文章の罠
専門用語の多用
技術的な正確性を重視するあまり、専門用語を多用してしまう傾向があります。しかし、読み手のレベルに合わせた説明が必要です。
新人エンジニアに説明する場合と、経営陣に報告する場合では、使う言葉を変えるべきです。相手の立場に立って、どの程度の専門知識があるかを考慮しましょう。
完璧を求めすぎる文章
すべての条件や例外を盛り込もうとして、文章が複雑になってしまうことがあります。最初に結論を示し、詳細は後から補足する構造にすると読みやすくなります。
文章改善の効果：チーム運営が変わる
「読む速度＝理解する速度」を意識した文章を書けるようになると、チーム運営に以下のような変化が現れます。
会議の効率が上がる：事前資料が分かりやすいため、説明時間が短縮され、議論に集中できます。
指示の齟齬が減る：明確な指示により、部下の作業効率が向上し、手戻りが少なくなります。
ステークホルダーとの関係改善：経営陣や他部署への報告が的確になり、信頼関係が深まります。
実際、私も以前は長々とした報告書で上司を困らせていました。しかし、この原則を実践してからは「分かりやすい」と評価されるようになり、プロジェクトの承認もスムーズに得られるようになりました。
継続的な文章力向上のコツ
メールから実践開始
日常のメールから「読む速度＝理解する速度」を意識してみましょう。送信前に一度音読してみて、つかえる部分がないかチェックします。
フィードバックを積極的に求める
部下や同僚に「この説明で分かりますか？」と率直に聞いてみましょう。相手の反応から、改善点が見えてきます。
他の人の文章を分析する
社内で「分かりやすい」と評判の人の文章を分析してみてください。どのような構造や表現を使っているかを学べます。
まとめ：一流の管理職は文章で差をつける
IT管理職として成功するためには、技術力だけでなくコミュニケーション力が不可欠です。特に文章によるコミュニケーションは、現代のリモートワーク環境でますます重要になっています。
「読む速度＝理解する速度」という明確な指標を持つことで、あなたの文章は確実に改善されます。部下への指示が明確になり、上司への報告が的確になり、プロジェクトがスムーズに進むようになるでしょう。
今日から意識して実践してみてください。きっと周囲からの評価が変わることを実感できるはずです。文章力は管理職としてのあなたの価値を大きく高める武器になります。
コメント