昇進したばかりで、プレゼンや資料作成に頭を悩ませていませんか。会議で発表した資料が「なんとなく見づらい」と感じられたり、部下から「この表、どう読めばいいんですか？」と質問されて困った経験はありませんか。
実は、そんな悩みを一気に解決してくれるのが、世界的金融機関モルガン・スタンレーで「エクセルニンジャ」と呼ばれた著者が明かすプロの技術なのです。この記事では、単なるExcelテクニックではなく、部下や同僚から信頼を勝ち取り、あなたの提案が確実に通るようになる「プロフェッショナルな資料作成術」をご紹介します。
なぜあなたの資料は相手に伝わらないのか
多くの日本企業で作られるExcel資料は、実はグローバル標準から見ると「非常に見づらい」という評価を受けています。著者が指摘するのは、私たちが無意識に作っている表には、相手の理解を妨げる要素がたくさん詰まっているということです。
例えば、縦の罫線を多用した表や、必要以上に色分けされた資料。これらは一見丁寧に見えますが、実際には情報量が多すぎて、相手が何に注目すべきかわからなくなってしまいます。
本書では、このような「見づらい表の悪い例と良い例を比較しながら、何が違い、なぜそのようにすべきか」を具体的に示しています。つまり、あなたの資料が相手に伝わらない理由を、明確な根拠とともに理解できるのです。
「保守性」を重視した外資系流の表作成原則
プロフェッショナルな仕事において最も重要なのは「保守性」です。つまり、誰が見ても理解でき、時間が経っても価値を失わない資料を作ることです。
著者は「情報の並べ方は人間の認知の流れに沿うこと」と「情報は必要最低限に絞ること」という2つの基本原則を提唱しています。具体的には、時間の流れは左から右へ、論理展開は上から下へという順序でデータを配置し、見る人が自然と内容を追えるようにします。
さらに、縦の罫線を極力無くし、不要な装飾や色を減らすことで情報量を削減し、表をシンプルに美しく仕上げます。これにより、項目名や数値を整列させ統一フォント・配色でまとめるだけでも表の「垢抜けた」印象になり、読み手の理解を助けるのです。
引き継ぎやすさを実現する作業効率化テクニック
中間管理職として重要なのは、自分だけが理解できる資料ではなく、部下や後任者にも引き継ぎやすい仕組みを作ることです。本書の第2章では、「Excelの作業スピードを3倍にする」ショートカットキーの活用や各種機能・関数の駆使によって、日々の作業を効率化する具体策が豊富に紹介されています。
これらのテクニックは、単に作業時間を短縮するだけでなく、標準化されたフォーマットで一貫性のある資料を作ることを可能にします。部下に「このやり方を覚えれば、誰でも同じクオリティの資料が作れるよ」と自信を持って教えられるようになるのです。
財務モデル構築で管理職としての説得力を高める
第2部の「モデル編」では、外資系金融マンの必須スキルである財務モデルの構築方法が解説されています。これは企業の財務三表を連動させた将来予測モデルで、経営判断や投資決定に不可欠な分析ツールです。
PLをKPIに分解して作成し、それがBSに連動する仕組みは丁寧に説明されており、企業で経営企画や財務に関わっている方にとってもすぐに役立つ実践的内容となっています。このスキルを身につけることで、あなたの提案に数字的な裏付けができ、上司や関係者への説得力が格段に向上します。
プレゼンテーションでの存在感を発揮する資料設計
本書で学べる技術は、単なるExcelスキルではありません。世界で通用するExcelシートの作り方と、プロフェッショナルの分析手法を身につけることで、あなたのプレゼンテーション全体のクオリティが向上します。
グローバル標準の「お作法」に従った資料は、見た目の美しさだけでなく、論理的な構成と説得力を併せ持ちます。これにより、声が小さくても資料の力で存在感を発揮でき、会議での発言が確実に相手に伝わるようになるのです。
実践から始める「今すぐできる」改善アクション
本書の素晴らしい点は、すべての内容が「ビジネスの現場で即活用できるもの」ばかりだということです。理論だけでなく、明日からの仕事で実践できる具体的なテクニックが満載されています。
まずは、次に作成する資料で縦罫線を減らし、色使いをシンプルにすることから始めてみてください。それだけでも、同僚から「なんか資料が見やすくなったね」と声をかけられるはずです。そして徐々に、時間軸や論理展開を意識したレイアウトを取り入れていけば、あなたの資料は確実に「プロ仕様」に変わっていきます。
未来への投資：チーム全体のスキル向上を目指して
この本で学んだ技術は、あなた個人の成長だけでなく、チーム全体のレベルアップにもつながります。部下に正しいExcel技術を教えることで、チーム全体の生産性が向上し、あなたの管理職としての評価も自然と高まっていくでしょう。
外資系金融で実際に使われているグローバル標準の技術を身につけることで、将来的にはより大きなプロジェクトを任されたり、昇進のチャンスが広がったりする可能性も十分にあります。この投資は、確実にあなたのキャリアにプラスの影響をもたらすはずです。
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