あなたの会社でも「契約書の処理に時間がかかりすぎる」「印紙代や郵送費がかさんでいる」「テレワークなのに契約のために出社している」といった悩みはありませんか？電子契約なら、これらの課題を一気に解決できます。
本記事では、電子契約の基本から導入方法まで、マーケティング部門のマネージャーとして知っておくべき全てをわかりやすく解説します。
この記事を読めば、電子契約の導入によって業務効率を大幅に向上させ、会社の競争力強化に貢献できるようになります。
電子契約とは何か？基本的な仕組みを理解しよう
電子契約とは、紙の契約書を使わずに、インターネット上で電子ファイルに電子署名をして契約を結ぶ仕組みです。従来の印鑑や手書きサインの代わりに、電子署名という技術を使って本人確認と改ざん防止を行います。
電子契約の基本的な流れ
電子契約の締結は、わずか2つのステップで完了します。
ステップ1：契約書をシステム上にアップロード
契約書の作成者が電子契約システムにログインし、契約書をアップロードします。その後、システムを通じて相手方に承認依頼を送信します。
ステップ2：受信者が契約書を承認
受信者はメールに記載されたリンクをクリックして契約書の内容を確認し、問題がなければ承認作業を行います。
電子契約を支える3つの重要な技術
電子契約では、本人が作成した本物の契約書であることを証明するために、3つの技術が欠かせません。
電子署名
紙の契約書での手書きサインや印鑑に相当するものです。本人にしかできないものであり、文書の作成者を特定し、改ざんを検知する重要な役割を担っています。
電子証明書
印鑑証明書に相当するもので、認証局という信頼性の高い第三者機関が発行します。電子署名が間違いなく本人のものであることを証明し、電子契約書に法的効力を持たせます。
タイムスタンプ
契約書に署名した日時を証明する技術です。これにより、いつその契約が成立したかを明確にできます。
電子契約導入で得られる5つの大きなメリット
電子契約の導入により、企業は多くのメリットを享受できます。特に中小企業にとっては、限られたリソースを有効活用できる重要な手段となります。
業務効率化による時間短縮
電子契約なら、契約業務に必要な作業を大幅に効率化できます。紙の契約では印刷・押印・郵送・保管などの作業に多くの手間と時間がかかりますが、電子契約ではすべての作業をオンライン上で完結できるため、業務効率が大幅に向上します。
実際の導入事例では、マックスバリュ西日本株式会社が約1ヶ月かかっていた契約締結を、電子契約の導入により約1週間に短縮することに成功しています。これは4分の1という驚異的な時間短縮です。
大幅なコスト削減
電子契約導入による最も分かりやすいメリットがコスト削減です。削減される主なコストは以下の通りです：
- 紙代・印刷代
- 封筒代・切手代
- 印紙税（契約金額に応じて不要になる）
- 事務作業の人件費
- 物理的な保管スペース費用
特に印紙税の削減効果は大きく、高額な契約を多く扱う企業では年間数十万円から数百万円の節約も可能です。
契約締結までの大幅な時間短縮
紙の契約では「相手が契約書の到着に気づかない」「担当者や承認者が不在で対応が遅延する」といった問題が発生しやすいという課題があります。一方、電子契約ならステータスを可視化できるため、作業の遅延や抜け漏れが発生しにくくなります。
保管・管理の効率化
電子契約では、契約書を電子データとして保管するため、物理的な保管スペースが不要になります。また、検索機能を使って必要な契約書をすぐに探し出すことができるため、契約管理業務が大幅に効率化されます。
コンプライアンス強化
電子契約は契約締結までのステータスを管理できるため、監査と追跡が容易になります。契約プロセスの可視化により、締結漏れや保管漏れ、更新漏れといったトラブルを未然に防げます。また、電子署名や改ざん防止の機能により、法的効力のある契約を締結できるため、コンプライアンス体制の強化に繋がります。
電子契約の法的有効性と関連する法律
電子契約を導入する前に、その法的有効性について正しく理解しておくことが重要です。日本では複数の法律が電子契約の有効性を支えています。
民法による契約方式の自由
民法では「契約方式の自由」が明記され、契約の成立に書面は必要ないという大原則が明文化されています。民法第522条2項では「契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない」と規定されています。
この契約方式自由の原則により、取引基本契約・秘密保持契約・売買契約・業務委託契約・請負契約・雇用契約など、ほとんどの契約において電子契約が利用可能となっています。
電子署名法による法的効力の担保
電子署名法（正式名称：電子署名及び認証業務に関する法律）は、電子署名に関するルールと認証業務について規定しています。電子署名法上の「電子署名」は、以下の要件を満たすものを指します：
- 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること
- 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること
これらの要件を満たし、本人だけが行うことができる電子署名の場合、電子契約の真正な成立が推定されます。
電子帳簿保存法による保存義務
電子帳簿保存法は、電子取引（電子契約）を行った際のデータ保存に関する義務を定めた法律です。所得税および法人税を納税する企業が電子取引を行った場合、そのデータを適切に保存する義務があります。
電子契約システムの選び方と主要サービス
電子契約システムの導入を検討する際は、自社のニーズに最適なサービスを選択することが重要です。2025年の調査では、電子契約システムの導入率は78.3％に達しており、多くの企業が導入を進めています。
電子契約システム選択のポイント
機能面での検討項目
- 契約書テンプレート機能の充実度
- ワークフロー機能の柔軟性
- 契約管理・検索機能の使いやすさ
- API連携の対応範囲
- モバイル対応の充実度
セキュリティ面での検討項目
- 電子署名の方式（当事者型・立会人型）
- 暗号化レベル
- アクセス制御機能
- 監査ログの保存機能
コスト面での検討項目
- 初期費用と月額費用
- 契約件数による従量課金
- サポート体制
- 導入・運用サポートの有無
市場シェアと主要サービス
ITRの調査によると、2023年度の電子契約市場規模は303億円で、前年度比31.7%増となっています。2026年には453億円と、2020年時点の4倍の規模になると予想されています。
主要な電子契約サービスとしては、クラウドサイン、GMOサイン、DocuSignなどが高いシェアを占めており、それぞれ異なる特徴を持っています。
電子契約導入の具体的な手順と注意点
電子契約の導入を成功させるためには、計画的かつ段階的なアプローチが重要です。ここでは、実際の導入手順と注意すべきポイントを詳しく解説します。
導入前の準備段階
現状分析と課題の洗い出し
まず、現在の契約業務フローを詳細に分析し、どの部分に課題があるかを明確にします。契約件数、処理時間、関連コストを数値化して把握することが重要です。
社内関係者への説明と合意形成
電子契約の導入には、法務部門、経理部門、IT部門など複数の部署が関わります。各部署のキーパーソンに対して、導入の目的とメリットを明確に説明し、合意を得ることが成功の鍵となります。
法的要件の確認
自社が扱う契約の種類について、電子契約が法的に有効かどうかを確認します。一部の契約（不動産売買契約など）では書面での契約が法的に義務付けられている場合があるため、事前の確認が必要です。
システム選定と導入段階
要件定義の策定
自社の業務フローに最適な電子契約システムを選定するため、機能要件、非機能要件を明確に定義します。契約件数、利用者数、必要な機能を具体的にリストアップします。
パイロット導入の実施
本格導入の前に、限定的な範囲でパイロット導入を行います。実際の業務で使用してみることで、想定していなかった課題や改善点を発見できます。
セキュリティ設定の実施
電子契約では機密性の高い情報を扱うため、適切なセキュリティ設定が不可欠です。アクセス権限の設定、暗号化の設定、監査ログの設定などを慎重に行います。
運用開始と定着化
社内研修の実施
電子契約システムを効果的に活用するため、利用者向けの研修を実施します。基本的な操作方法だけでなく、セキュリティ上の注意点や緊急時の対応方法も含めて教育します。
運用ルールの策定
電子契約を安全かつ効率的に運用するためのルールを策定します。承認フロー、保存期間、バックアップ方法などを明文化し、全社で共有します。
効果測定と改善
導入効果を定期的に測定し、期待した成果が得られているかを確認します。処理時間の短縮、コスト削減、エラー削減などの指標を設定し、継続的な改善を行います。
導入事例に学ぶ成功のポイント
実際に電子契約を導入した企業の事例から、成功のポイントを学びましょう。
マックスバリュ西日本株式会社の事例
中・四国地方を中心に約400店舗のスーパーマーケットを展開する同社は、約1,000社のサプライヤーとの契約業務に電子契約を導入しました。
導入前の課題
- 契約締結に約1ヶ月の時間を要していた
- 約1,000社という多数のサプライヤーとの契約管理が困難
- 物理的な契約書の保管スペースが不足
導入後の成果
- 契約締結期間を約1週間に短縮（75%の時間短縮）
- 契約管理業務の大幅な効率化
- 保管スペースの問題解決
中小企業における導入のポイント
中小企業が電子契約を導入する際は、以下のポイントに注意することが重要です：
段階的な導入
すべての契約を一度に電子化するのではなく、まずは定型的な契約から始めて徐々に範囲を拡大することで、リスクを最小化できます。
既存システムとの連携
既に使用している会計システムや顧客管理システムと連携できる電子契約サービスを選択することで、業務効率をさらに向上させることができます。
取引先への説明と協力依頼
電子契約の導入には取引先の協力が不可欠です。導入の目的とメリットを丁寧に説明し、段階的に協力を得ることが重要です。
電子契約の未来とDX推進への影響
電子契約は単なる業務効率化ツールではなく、企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進する重要な要素です。
市場の成長予測
ITRの調査によると、電子契約市場は今後も急速な成長が予想されています。2026年には453億円規模になると予測されており、これは2020年時点の約4倍の規模です。この成長の背景には、改正電子帳簿保存法の完全施行や、企業のデジタル化推進があります。
DX推進における電子契約の位置づけ
電子契約の導入は、企業のDX推進において以下の役割を果たします：
業務プロセスのデジタル化
契約業務のデジタル化により、その他の業務プロセスもデジタル化しやすくなります。これにより、全社的なDXが加速されます。
データ活用の基盤整備
電子契約により蓄積されたデータは、契約分析、リスク管理、取引先管理などに活用できる貴重な資産となります。
働き方改革の推進
リモートワークや柔軟な働き方を支援するインフラとして、電子契約は重要な役割を果たします。
今後の技術動向
電子契約分野では、以下のような技術動向が注目されています：
AI・機械学習の活用
契約書の自動チェック、リスク分析、契約条件の最適化などにAI技術が活用され始めています。
ブロックチェーン技術の応用
改ざん防止や透明性の向上を目的として、ブロックチェーン技術を活用した電子契約システムの開発が進んでいます。
まとめ：電子契約導入で競争力を向上させよう
電子契約は、現代の企業経営において必要不可欠なツールとなっています。導入により、業務効率の大幅な向上、コスト削減、コンプライアンス強化など、多くのメリットを享受できます。
特に中小企業においては、限られたリソースを有効活用し、大企業との競争力格差を縮める重要な手段となります。マーケティング部門のマネージャーとして、電子契約の導入を通じて社内のDXを推進し、会社の競争力向上に貢献することができます。
今後、電子契約市場はさらなる拡大が予想され、導入企業と未導入企業の差は拡大していくでしょう。早期の導入により、競争優位性を確保し、将来の成長基盤を築くことが重要です。
電子契約の導入は一朝一夕にはできませんが、適切な計画と段階的なアプローチにより、確実に成功に導くことができます。本記事で紹介した内容を参考に、ぜひ電子契約の導入を検討してみてください。
参考情報
freee株式会社 – 電子契約とは？仕組み・やり方・関連する法律などわかりやすく解説
https://www.freee.co.jp/kb/kb-sign/electronic_contract/
クラウドサイン – 電子契約とは？仕組みと導入のメリットや注意点をわかりやすく解説
https://www.cloudsign.jp/media/20170125-basics-of-e-contract-01/
GMOサイン – 電子契約の仕組みとは？書面契約との違いやメリット、証拠力について解説
https://www.gmosign.com/media/electronic-contract/post-0023/
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