認識のズレを生まない上司になるための効果的コミュニケーション術


職場のコミュニケーションにおいて、上司と部下の間で認識のズレが生じることはよくある問題です。「言った・言わない」「聞いた・聞いていない」の水掛け論が発生し、結果として仕事の質が下がったり、チームの士気が低下したりすることもあります。一方で、明確なコミュニケーションを取る上司の下では、チームの生産性が高まり、メンバーも安心して働くことができます。あなたはどちらの上司を目指しますか？

認識のズレはなぜ起こるのか？

職場で指示がうまく伝わらない原因は、単に部下の能力不足ではなく、コミュニケーションの取り方にもあります。

「自分にとっての普通」が通じない理由

「部下に指示を出しても、思ったように動いてくれない」というのは、管理職によくある悩みです。その主な原因の一つに「言葉の解釈の違い」があります。

例えば、「山を書いてください」という同じ指示でも、富士山を描く人、エベレストを描く人、「山」という漢字を書く人など、それぞれの認識によって全く異なる結果になることがあります。

上司が自分の「普通」を基準にしてしまうと、「なぜ意図と違うことをするのか？」と感じてしまうことになります。しかし、部下にとっての「普通」はまた異なるものなのです。

世代間ギャップが生む認識のズレ

特に上司と部下の間では、世代の隔たりがあることが多く、価値観や認識に大きな差があるのは当然のことと言えます。

「早めに報告して」と言われたとき、あなたは何時間後だと思いますか？1時間でしょうか、それとも1日以内でしょうか。このような曖昧な表現が認識のズレを生む原因となっています。

認識のズレを防ぐための具体的な方法

指示を具体的に確認し合い、共通認識を持つ

指示を出すときは、上司が意図した内容と部下が受け取った内容が一致しているかを確認することが重要です。

指示を出した際には、「どんな形で進めるイメージ？」「ツールはどうする？」といった具体的な問いかけを行うことで、上司の意図と部下の認識にズレがないかを確認できます。

部下が自分の言葉で指示内容を説明することで、上司は部下の理解度を確認できるだけでなく、部下自身の思考整理にもつながります。「言ったから伝わっているはず」という思い込みを排除することが大切です。

5W1Hを意識した明確な指示の出し方

コミュニケーションエラーを防ぐために、5W1Hを意識して情報を整理することが効果的です。5W1Hとは、When（いつ）・Where（どこで）・Who（誰が）・What（何を）・Why（なぜ）・How（どのように）の6つの要素です。

例えば「明日の12時までに（When）、Aと同じ形式で（How）、進捗を報告して（What）ほしい」というように、具体的な時間や方法を伝えることで、認識のズレを防ぐことができます。

「いつもと同じ感じで」や「はやめに」など、抽象的な表現は避けるべきです。相手によって解釈が異なる可能性があるからです。

指示の意図や背景を伝える

単に指示するだけでなく、「なぜ」その作業が必要なのかを伝えることも重要です。

「この作業は△△のためにやってもらいたい」「Aと同じ形式で進めれば、▲▲の役に立つ」というように、指示の背景や意義を伝えることで、部下の業務への理解度が上がり、モチベーションも向上します。

報連相のルールを明確にする

質より量で習慣化を促す

報連相で最も悩むポイントが、タイミングや内容です。報連相をしやすくするには、「小さな悩みや課題でもいいから、必要だと思ったタイミングで」と部下に繰り返し伝えることが効果的です。

ここでのポイントは、質よりも量とスピードです。回数をこなして報連相を「当たり前」にしていけば、質は自ずとついてくるからです。初めから質の高い報連相を求めるのは難易度が高いので、まずは、伝えてもらいやすい状況を作りつつ、量とスピードを意識させることが大切です。

具体的な報連相のルールを作る

新入社員や若手社員は、「こんな内容を相談してもいいのか」と戸惑ったり、報告のタイミングを逃してしまったりすることが多いものです。

そこで、『何を』『誰に』『いつ』『どのように』伝えるか、具体的なルールを定めて共有することがポイントとなります。例えば、「業務報告を」「山田課長に」「毎日18時までに」「メールで」伝える、といった形式です。

上司自身のコミュニケーション改善

自分らしいコミュニケーションを心掛ける

真のリーダーは1.5倍情熱に溢れており、そのメッセージは1.29倍明確だと言われています。こうした人たちは温かさと寛容さにあふれ、同僚や部下と話すときは真剣に向き合い、会話に100%の力を注ぎます。

信頼と信用を得ることができれば、人はあなたと一緒に働きたいと思うようになり、結果的に仕事がしやすくなります。

アクティブリスニングの実践

アクティブリスニングは、ただ話を聞くのではなく、質問をしたり、相手の言っていることに関心を示したりすることで、話し合いに関わる姿勢を見せることです。

指示の復唱や、相手が言ったことを自身が完全に理解できるように言い換えるなど、積極的に関与する姿勢を示すことが重要です。

成功するコミュニケーションのための具体的なポイント

1. 目的を明確にする

何のために指示を出すのか、その目的を明確にすることで、部下は自分の行動の意味を理解し、より適切に判断できるようになります。

2. PREP法を活用する

結論→理由→具体例→結論という流れで説明することで、相手に伝わりやすい構造化された情報提供が可能になります。

3. 具体的な例や数値を使う

「早めに」ではなく「明日の正午まで」、「詳細に」ではなく「A4用紙1枚で要点をまとめて」など、具体的な基準を示すことで誤解を防ぎます。

部下を育てるコミュニケーション

一度指摘されただけで完璧に理解できる部下はまれです。1〜2回指摘を受けることで、自ら明確な期限とセットで報告するようになるまで根気強く指導することが大切です。

指摘することは心地よい言葉ではありませんが、部下の成長のためには必要不可欠です。「伝えたつもり」を無くし、確実に伝わったかどうかを確認する習慣を身につけることが、真の意味での部下育成につながります。

まとめ：認識のズレを生まないリーダーになるために

認識のズレのないコミュニケーションを取る上司は確かに貴重です。そして、そのような上司の下で育った部下は、自らも同じようにクリアなコミュニケーションを取れるようになります。

指示を出す際は5W1Hを意識し、具体的な言葉で伝え、部下の理解を確認する。そして報連相のルールを明確にし、部下が報告しやすい環境を整える。

これらの取り組みは一朝一夕に身につくものではありませんが、継続的な実践を通じて、あなたのチームの生産性と結束力は確実に高まるでしょう。

指摘することは時に気持ちの良いものではありませんが、仕事の質を高め、チーム全体の成長につながる大切なプロセスです。認識のズレを生まない上司を目指して、今日からコミュニケーションの質を高めてみませんか？

参考情報：

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