打ち合わせやミーティングを前に緊張したり不安を感じたりすることはありませんか？特に重要な案件や上司も参加する場では、自分の伝えたいことをしっかり話せるか心配になるものです。実はその悩み、プロのビジネスパーソンも同じように抱えています。そんな不安を解消する効果的な方法が「カンペ」の作成なのです。ベテランでさえ実践しているこの方法を使って、あなたも自信を持って打ち合わせに臨みましょう！
打ち合わせ前に作る「カンペ」とは何か？
「カンペ」とは、プレゼンテーションや打ち合わせの際に話す内容の要点やキーワードをメモしたものです。プロのビジネスパーソンやベテラン社員も活用している、心強いアイテムです。このカンペがあることで、話の流れを整理し、伝えるべき重要なポイントを忘れずに伝えることができます。
カンペは単なるメモ書きではありません。話すべき内容を思い出すためのトリガーとなり、打ち合わせやプレゼンの道筋を示すガイドの役割を果たします。たとえ緊張して頭が真っ白になっても、カンペがあれば安心して話を進められるのです。
プロフェッショナルもカンペを活用する3つの理由
自信を持って話せるようになる
カンペを用意しておくことで、「次に何を話すべきか忘れてしまった」という不安から解放されます。要点が明記されたカンペがあれば、自信を持って話を進められます。特に重要な打ち合わせや大勢の前でのプレゼンでは、この安心感が大きな違いを生み出します。
話の進行がスムーズになる
打ち合わせ中に話題が脱線することはよくあります。しかし、カンペに話すべきポイントやタイトルが明記されていれば、議論が脱線してもスムーズに本題に戻すことができます。これにより、限られた時間内で必要な情報を確実に伝えられるようになります。
情報伝達に集中できる
内容を全て暗記しようとするとプレッシャーやストレスを感じやすくなります。カンペがあれば記憶する負担が軽減され、情報を伝えることや相手とのコミュニケーションに集中できるようになります。これにより、より自然で説得力のあるコミュニケーションが可能になります。
効果的なカンペの作り方5つのステップ
1. 打ち合わせの目的を明確にする
カンペを作る前に、打ち合わせの目的を明確にしましょう。何について話し合うのか、どんな結論を出したいのかを整理します。目的が明確になれば、伝えるべき重要なポイントも自ずと見えてきます。
「打ち合わせをする内容について自分なりに整理することが大切です。何について打ち合わせをするのか目的を明確にしておく必要があります」。目的意識を持つことで、より効果的なカンペが作成できます。
2. 話す内容を構造化する
伝えたい内容を論理的な順序で整理しましょう。一般的には「導入→本題→結論」という流れが分かりやすいとされています。各パートで話すべき内容をブレインストーミングし、関連する情報をグループ化していきます。
構造化することで、話の流れが自然になり、聞き手にとっても理解しやすい内容になります。また、自分自身も話の道筋を把握しやすくなるため、自信を持って話せるようになります。
3. キーワードとフレーズを書き出す
カンペには、話したい内容を表すキーワードやフレーズを記します。文章をそのまま書き出すのではなく、重要なポイントや数字、専門用語などを中心にメモしましょう。これらが話すべき内容を思い出すトリガーとなります。
「話し言葉でカンペを作ると論理の飛躍に気づきやすい」というメリットもあります。実際に話すように書くことで、流れの不自然さや論理の飛躍に気づきやすくなります。
4. 視覚的に分かりやすくレイアウトする
カンペは一目で内容が把握できるよう、視覚的に工夫しましょう。箇条書きや番号付けリスト、色分け、下線、太字などを活用すると見やすくなります。特に重要なポイントは目立つようにマークしておくと良いでしょう。
A4用紙1枚に収まるようにするのが理想的です。「資料は基本的にA4の大きさで1枚に収めることがポイントとなります」。情報量が多すぎると、かえって混乱の原因になります。
5. 実際に声に出して練習する
カンペを作成したら、実際に声に出して練習してみましょう。この段階で不自然な点や足りない情報があれば、カンペを修正します。練習することで、カンペの内容が頭に入り、本番ではより自然に話せるようになります。
「カンペを作る過程がそのまま提案練習になる」という側面もあります。練習を重ねるほど、カンペを見る回数も減り、よりスムーズに打ち合わせを進められるようになります。
カンペを活用する際の実践的なテクニック
メモ帳やデジタルツールを効果的に使う
カンペは紙のメモ帳でも作成できますが、デジタルツールを活用するのも効果的です。スマートフォンやタブレットを使えば、バックライトがあるため暗い場所でも文字が見えやすいというメリットがあります。また、デジタルツールであれば修正も容易です。
PowerPointのプレゼンテーションを行う場合は、「発表者ツール」機能をカンペとして活用することも可能です。ノート部分に話す内容のメモを記載しておくと、画面を見ながら効率的に発表できます。
不測の質問に備えたバックアップ情報を準備
カンペには基本的な内容だけでなく、想定される質問への回答も記載しておくと安心です。特に数値データや具体的な事例など、正確に伝える必要がある情報は事前にメモしておきましょう。
「手持ち資料については何枚でも問題ありません」。配布資料とは別に、自分だけが見るための詳細情報を準備しておくことで、質問にも自信を持って対応できます。
カンペを見るタイミングを工夫する
カンペを頻繁に見過ぎると、目線が下がり自信がないという印象を与えてしまいます。カンペは話のつなぎ目や区切りのよいタイミングで確認するようにしましょう。また、カンペを見る際も、一瞬目を落とすだけで済むよう、視認性の高いレイアウトを心がけましょう。
打ち合わせ成功のための事前準備全体像
カンペの作成は打ち合わせ準備の重要な一部ですが、それだけでは十分ではありません。総合的な準備として以下のポイントも押さえておきましょう。
ゴールの設定を明確に
打ち合わせで何を達成したいのかを明確にします。「本日の打ち合わせでは、工程変更の詳細を確認し、来週から適用するための承認を得る」というように、具体的な目標を設定しましょう。参加者全員が同じ目標に向かって議論できるよう、必要に応じて事前に共有することも大切です。
主導権を持って進める準備を
特に自分が進行役を務める場合は、主導権を持って会議を進める準備が必要です。議題の優先順位や時間配分を事前に決めておくことで、効率的な打ち合わせが実現します。想定外の展開にも柔軟に対応できるよう、余裕を持ったスケジュールを組むことも大切です。
振り返りの機会を設ける
打ち合わせの最後には必ず振り返りの時間を設けましょう。決定事項の確認や次回までのアクションプラン、宿題の確認などを行います。これにより、参加者全員が同じ認識を持ち、次のステップに進むことができます。
まとめ：カンペで自信を持って打ち合わせに臨もう
打ち合わせ前の不安を解消する最も効果的な方法の一つが、カンペの作成です。ベテランのビジネスパーソンでさえ活用しているこの方法を取り入れれば、あなたも自信を持って打ち合わせに臨めるようになります。
カンペは単なるメモではなく、話の流れを整理し、重要ポイントを忘れないためのツールです。目的を明確にし、内容を構造化し、キーワードを書き出し、視覚的に分かりやすくレイアウトして、実際に声に出して練習することで、効果的なカンペが完成します。
打ち合わせやプレゼンに不安を感じるのは、経験の浅い人だけではありません。多くのプロフェッショナルが、万全の準備のためにカンペを活用しています。あなたも今日からカンペを作成して、自信に満ちた説得力のあるコミュニケーションを実現しましょう。
次回の打ち合わせが午後にあるなら、今すぐメモ帳を開いてカンペづくりを始めてみてください。その一歩が、あなたのビジネスコミュニケーションを大きく変える第一歩になるでしょう。
参考情報
MOVEDメディア「プレゼンを成功に導く「 カンペ 」の効果的な活用法」
https://www.moved.co.jp/media/presentation3/
株式会社JICOOマガジン「押さえておきたい！打ち合わせやミーティングで進め方をスムーズ」
https://www.jicoo.com/magazine/blog/meeting1
ベイジ「提案で落ち着いて話すためには話し言葉でカンペを作ろう」
https://baigie.me/nippo/2023/08/29/cuecard_yamazaki/
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